Entscheidungshilfe
Buchhaltungssoftware und Buchhaltungsprogramme
- Warenwirtschaft / Auftragsbearbeitung [309 KB] / Fakturierung / Faktura / Warenwirtschaftssystem / Rechnungen
- Lagerverwaltung / Lagerhaltung / Lagersystem
- Buchhaltung / Buchführung / Finanzbuchhaltung / Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung / Lohn
Die richtige Warenwirtschaft für Ihre Buchhaltung
Ihre Buchhaltung sucht nach einer neue Bürosoftware für Ihre Warenwirtschaft?
Die Aufgaben der Warenwirtschaft sind die Verwaltung, Planung und Steuerung von Materialbewegungen. Sie koordiniert den Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden und den Lagern.
Denken Sie immer daran, dass Sie Ihre neue Software mehr als 10 Jahre einsetzen wollen.
Ein Wechsel zu einem anderen Produkt ist nur mit sehr hohem Aufwand möglich.
k.o. Kriterien
Bevor Sie sich also eine neue Softwarelösung näher anschauen, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:
1. Wie viele verkaufte Lizenzen kann die Software vorweisen?
Aufgrund der Anzahl der verkauften Versionen und dem Kaufpreis kann man sehr schnell sehen, ob der Anbieter mit den erzielten Einnahmen die nächsten 2 Jahre überleben wird. Ist die Zahl zu klein, dann lassen Sie besser die Finger davon, sonst fangen Sie in 2 Jahren wieder bei NULL an.
Generell gilt, je älter die Softwarefirma bzw. je länger es die Software gibt, desto besser.
2. In welchen Branchen wird die Software hauptsächlich eingesetzt?
Gehört Ihre Branche nicht zu der Hauptbenutzergruppe, fahren Sie mit einer Branchenspezifischen Lösung besser.
3. Welche Referenzunternehmen hat das Unternehmen vorzuweisen?
Wenn keine aus Ihrer Branche dabei sind, dann ist Vorsicht geboten?
Rufen Sie ruhig ein Referenzunternehmen an und Fragen Sie womit die Anwender nicht zufrieden sind.
4. Wie steht es um die Erreichbarkei der Hotline des Herstellers?
Rufen Sie ruhig vorab die Hotlinenummer an. Wenn Sie nicht durchkommen, ist erhöhte Vorsicht geboten!
So, wenn die oberen Fragen zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden konnten, dann lassen Sie sich die Software von einem Fachmann vorführen.
Softwarevorführung
Eine Warenwirtschaftsoftware ist vergleichbar mit einem Musikinstrument.
Der bloße Kauf einer Geige macht den Benutzer noch lange nicht zum Musiker.
Lassen Sie sich also Ihre neue Software von einem erfahrenen Spezialisten vorführen und verschwenden Sie nicht Ihre Zeit durch "ausprobieren".
Standardfunktionen, die alle Warenwirtschaftsprogramme aufweisen können Sie bei einer Vorführung auslassen.
Konzentrieren Sie sich auf die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Erstellen Sie eine Liste mit speziellen Anforderungen und allen k.o. Kriterien.
Beispiel:
Welche Schnittstellen muss das Programm haben?
Sollen Daten mit Ihrer Spedition ausgetauscht werden?
Sollen die Daten einer Waage bei der Gewichtsermittlung automatisch übernommen werden?
Sollen Filialen angebunden werden?
Sollen Vertreterprovisionen abgerechnet werden?
und, und, und
Anschaffungskosten
Die Anschaffungskosten der Bürosoftware läßt sich aufgrund Ihrer Anforderungen (Anzahl Arbeitsplätze, Module, Ausstattung) genau beziffern.
Wichtig ist, welche zusätzlichen Kosten kommen noch für die Hardware auf Sie zu.
Nicht jede Software läuft auf jeder Hardware und dies noch ausreichend schnell.
Klären Sie sich also vorher ab, um vor Überraschungen sicher zu sein, ob Ihre bestehende Hardware für den einwandfreien Betrieb ausreichend ist. Wenn nicht, klären Sie welche Hardware-Investitionen zusätzlich erforderlich sind.
Gibt es eine Einstiegerversionen der Software die man später ohne Datenverlußt auf leistungsstärkere Versionen upgraden kann?
Installationskosten
Die Installation sollte auf jeden Fall von einem Spezialisten durchgeführt werden, der mehrjährige Erfahrungen mit Ihrer neuen Software hat.
Dem Glauben, dass Ihr hauseigener Systemadministrator diese Aufgabe übernehmen könnte, sollten Sie ganz schnell aufgeben.
Klären Sie vorab den Umfang und die Kosten der Anpassungen auf Ihre persönlichen Gegebenheiten.
Hier ein paar Details:
Welche Stammdaten können übernommen werden?
Wie hoch ist der Aufwand für die Anpassung der Formulare? (Rechnungen, Lieferscheine, Versandbelege, Listen, Statistiken, ... )
Welche Daten müssen nach der Übernahme der alten Stammdaten noch ergänzt werden?
Wie hoch ist der Aufwand für die Anbindung von Telefonanlage, Fax, Email, Waagen, Kassensystemen, Barcodescannern, ...?
Welcher Benutzer darf was: sehen, ändern, löschen? Stichwort Rechtevergabe.
...
Schulungskosten
Zu Glauben, man könne ohne Schulung eine Warenwirtschaftsoftware effizient nutzen, gelingt nur blutigen Anfängern.
Staffeln Sie die Schulung in mehrere Phasen, aber niemals länger als 3 Stunden.
1. Lassen Sie einen Testmandanten mit Ihren Daten anlegen. (Da kann keiner was kaputtmachen)
2. Lassen Sie sich die Bedienung der Grundfunktionen erklären (max. 3 Std.)
3. Üben Sie einfache Geschäftabläufe auf dem Testmandanten (1 bis x Tage)
4. Lassen Sie sich die kompletten Geschäftabläufe der Reihenfolge nach erklären
Beispiel ohne Anspruch auf Vollständigkeit
* Anlegen neuer Artikel- und Adress Stammdaten
* Bestellung beim Lieferanten
* Einbuchen der Liefermengen und drucken von Etiketten
* Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen Gutschriften
* Lagerumbuchen
5. Über am Testmandanten bis es sitzt.
6. Inbetriebnahme des Produktivsystems
7. Beantwortung von Fragen in der Startphase
Wartungskosten
Bei komplexer Software wie Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung ist eine ständige Anpassung an gesetzliche Anforderungen und neue Gegebenheiten (Internet, Shopsysteme, Zahlungssysteme, ...) notwendig.
So wie Sie Ihr Auto regelmäßig zur Inspektion fahren, so muss auch Ihre Software immer wieder an neue Veränderungen angepaßt werden.
Klären Sie Fragen nach den Kosten der Hotline?
Sind zukünftige Upgrades schon im Wartungsvertrag enthalten?
...
Zum Schluss
Nehmen Sie sich bei der Auswahl des Softwareanbieters genügend Zeit.
Schließlich wollen Sie 10 Jahre und länger vertrauensvoll zusammenarbeiten.
Lassen Sie sich also umfassend beraten und halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest.
Unser Rat:
Machen Sie nicht den Fehler und reden Sie sich Software schön, nur weil sie billiger ist.
Eine höhere Anfangsinvestition für eine solide Software zahlt sich oft doppelt und dreifach aus.
Beispiele hierfür werden Sie sicher aus Ihrem eigenen Geschäftsumfeld kennen.
Rufen Sie uns einfach an und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
Telefon: 0 66 52 - 910 910
Stichworte
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