Kontaktverwaltung
Allgemein
Kontakte sind Informationen, die zu verschiedenen Datenbereichen hinterlegt werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet werden können.
Dadurch, dass Sie nicht auf einen kleinen Datenbereich beschränkt sind, sondern Kontakte für die meisten Datenbereiche generieren können, lässt sich dieser Datenbereich sehr vielseitig einsetzen. Einige Beispiele: Ein Artikel läuft aus und Sie möchten Hintergrundinformationen darüber speichern. Ein potentieller Interessent wurde mit Informationsmaterial versorgt und Sie halten fest, welche Unterlagen er exakt erhalten hat. Ihr Paketdienst informiert Sie darüber, dass eine Sendung beschädigt wurde und die Lieferung zu Ihnen zurückkommen wird...
Ihren Anforderungen sind fast keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, die Möglichkeiten der Kontaktverwaltung auszuschöpfen.
Die Erstellung eines Kontaktes kann auf verschiedene Arten erfolgen. Entweder erstellen Sie ihn manuell innerhalb der Stammdaten der Kontakte oder Sie erstellen ihn aus verschiedenen Bereichen des Programms über das Menü der Schaltfläche KOMMUNIKATION.
In den Datenbereichen, für die ein Kontakt generiert werden kann, haben Sie im Menü dieser Schaltfläche die Möglichkeit, einen Kontakt neu zu erstellen oder die Kontaktübersicht aufzurufen.
Erfassungsdatum
Bei der Neuanlage eines Kontakts werden automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen. Manuelle Änderungen sind selbstverständlich möglich, wobei die bekannten Eingabehilfen zur Verfügung stehen.
Bereich
Mit dieser Auswahl aus einer Listbox legen Sie den Datenbereich fest, für den dieser Kontakteintrag erzeugt werden soll. In der Auswahl stehen Ihnen die Datenbereiche zur Verfügung, für die ein Kontakteintrag erstellt werden kann.
Nummer
Nachdem der Datenbereich festgelegt ist, wählen Sie hier den Datensatz aus, der durch eine Nummer identifiziert wird.
Name
Mit dem Namen kann der Eintrag näher definiert werden. Bei Kontakten vom Typ Adressen, können Sie den Namen des Ansprechpartners aus einer Listbox auswählen, sofern er im Adresssatz gespeichert ist.
Kurzinformation
Die Kurzinformation enthält Angaben zum Inhalt des Kontakts. Die für Sie wichtigsten Einträge können in den Parametern der Kontakte vorbelegt werden, damit Sie diese aus einer Listbox auswählen können.
Sachbearbeiter (Benutzer)
Der aktuell am System angemeldete Benutzer wird hier automatisch eingetragen. Soll der Kontakt für einen anderen Benutzer erstellt werden, können Sie die Information entsprechend ändern.
Wichtigkeit
Die Wichtigkeit eines Kontakts kann in drei verschiedenen Stufen angegeben werden. Aus einer Listbox können Sie aus den drei Optionenniedrig, normal und hoch wählen. Das der Wichtigkeit zugeordnete Symbol wird in der Kontaktübersicht in einer eigenen Spalte dargestellt, damit die Einträge sofort unterschieden werden können.
Erledigt
In Kontakten, die in der Übersicht durchgestrichen dargestellt sind, ist dieses Kennzeichen aktiviert. Durch das Entfernen dieses Kenzeichens erscheint der Kontakt nicht länger durchgestrichen.
