Datev Schnittstelle für ext. FiBu Anbindung
Übersicht
Der DATEV Export ist aus den Anwendungen Auftrag, FiBu und Lohn möglich. Der Export erfolgt in ein von der DATEV beschriebenes Format zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater in Zusammenarbeit mit dem DATEV-Rechenzentrum. Welche Daten exportiert werden können, ist abhängig davon, aus welchem Modul die Schnittstelle aufgerufen wird.
Erfolgt der Export aus der FiBu, so können Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles, Stammdaten, Kontenbeschriftungen, Kontensalden und Bewegungsdaten aus dem Archiv Buchungen ausgegeben werden.
Beachten Sie, dass beim Export der Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles immer nur die Datensätze aus dem Hauptbuch ausgelesen werden.
Erfolgt der Export aus dem Lohn, so können Buchungssätze für die FiBu aus der Lohnbuchungsliste, Bewegungsdaten, Stammdaten ausgegeben werden.
Zusätzlich können für den ausgewählten Zeitraum Buchungssätze für die FiBu aus dem Archiv der Lohnbuchungsliste ausgegeben werden.
Erfolgt der Export aus dem Auftrag so können Buchungssätze für die FiBu aus der Auftragsbuchungsliste, Stammdaten, Kontenbeschriftungen ausgegeben werden.
Zusätzlich können für den ausgewählten Zeitraum Buchungssätze für FiBu aus dem Archiv der Auftragsbuchungsliste ausgegeben werden.
Vor dem ersten Export müssen Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen, welche Ihrer Daten er regelmäßig verarbeiten möchte, welches DATEV Inputformat er benötigt und welche Vorgaben für die Verwaltungsdatei zu hinterlegen sind. Informieren Sie sich auch über die Belegung bestimmter Felder in den Stammdaten und den Buchungssätzen, da die DATEV ganz bestimmte Formate für manche Felder vorschreibt.
Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie weitere Daten, die Sie für den Export benötigen, z.B. die Abrechnungsnummer. Eine direkte Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der DATEV e. G. ist in der Regel nicht möglich.
Einstellung der DATEV - Parameter
Vor jedem Erzeugen von Dateien im DATEV Sendeformat sollten Sie die Einstellung der DATEV - Parameter überprüfen und ggf. ändern. Die Einstellungen werden gespeichert, so dass Sie diese nicht mit jedem Export vollständig neu eintragen müssen. Die Einstellung der Parameter erfolgt über den Menü BEARBEITEN - PARAMETER - DATEV.
Dieser Parameter untergliedert sich
* inglobale Vorgabewerte und
* modulspezifische Vorgabewerte.
Über die globalen Vorgabewerte treffen Sie folgende Hinterlegungen:
Berater-Nummer:
Die Berater-Nummer wird von der DATEV vergeben und steht z. B. für einen Steuerberater. Die Eingabe kann max. 7-stellig numerisch sein.
Berater-Name:
Hier wird der Name des DATEV-Mitglieds (Steuerberater) hinterlegt. Der Beratername kann 9-stellig alphanumerisch eingetragen werden.
Namenskürzel:
Die Eingabe des Namenskürzel ist 2-stellig alphanumerisch möglich.
Mandanten-Nummer:
Die Mandanten-Nummer wird vom Steuerberater selbst vergeben. Diese Nummer kann max. 5-stellig numerisch hinterlegt werden.
Passwort:
Das Passwort dient dem Schutz der eingegebenen Daten. Es sind bis zu 4 Buchstaben und Zahlen zulässig, jedoch keine Sonderzeichen.
Erweiterte Fehlerprüfung:
Die erweiterte Fehlerprüfung lässt sich optional aktivieren / deaktivieren. Ist die Fehlerprüfung aktiviert und beim Datenexport von FiBu-Daten werden Fehler festegestell, so erscheind die Meldung: "Die DATEV-Daten wurden nicht erfolgreich geschrieben." Die Meldung können Sie jederzeit im Programm über das Menü OPTIONEN -PROTOKOLLÜBERSICHT einsehen. Hier findet sich beispielsweise ein Hinweis auf fehlerhafte Buchungssätze im zu exportierenden Stapel.
Ist die erweitere Fehlerprüfung deaktiviert, so wird bei Vorhandensein von Fehlern der Export mit der Meldung "Der Schreibversuch ist fehlgeschlagen" abgebrochen.
Werden fehlerhafte Daten aus dem Bereich Auftrag exportiert, so wird der Export bei deaktivierter erweiterter Fehlerprüfung nicht in allen Fällen abgebrochen. Je nachdem, um welche Art Fehler es sich handelt, kann es bei diesen Parametereinstellungen jedoch passieren, dass dieser Fehler von DATEV nicht als solcher erkannt wird und der Export erfolgreich abgeschlossen wird. So wird der DATEV-Export beispielsweise abgebrochen und der Fehler erkannt, wenn ein Personenkonto in den Stammdaten nicht hinterlegt ist, nicht jedoch aber wenn einem Personenkonto fälschlicher weise ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde. Nur mit aktivierter erweiterter Fehlerprüfung werden alle Fehler angezeigt.
Währung immer in Euro (EUR) ausgeben:
Wird hier "ja" ausgewählt, erfolgt bei der DATEV-Übertragung die Umrechnung der Beträge immer in Euro.
In den modulspezifischen Vorgabewerte wird festgelegt, welche Daten exportiert werden sollen. Der Zeitraum, das Löschkennzeichen und das DATEV-Inputformat werden hinterlegt.
Sachkonten/Debitoren/Kreditoren:
In diesen drei Feldern treffen Sie die Auswahl der Kontenarten für den Saldenexport.
Bewegungsdaten:
Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des Erfassungsprotokolls exportiert.
Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem Erfassungsprotokoll des Hauptbuches erzeugt werden. Entsprechend muss ein DATEV-Export vor dem Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das Erfassungsprotokoll verdichtet und die Daten stehen nicht mehr für die DATEV-Schnittstelle zur Verfügung.
Belegnummer 2 ausgeben:
Das Feld Belegnummer 2 sollte nur mit ausgegeben werden, wenn Sie dieses in einem Datumsformat "TTMMJJ" im Buchungssatz hinterlegt haben. Die DATEV verwendet das Belegnummernfeld 2 für das Fälligkeitsdatum in der o.g. Form. Daher darf es nur eine 6-stellige Nummer sein, aus der ein Datum hervorgeht. Sind andere Ziffern hinterlegt und wird dieses Feld mit exportiert, können die Daten nicht korrekt von DATEV gelesen werden.
Stammdaten:
Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben. Für die Felder Name 2 und Name 3 des Adressdatensatzes gibt es z.B. von der DATEV die Vorgabe, dass diese Felder jeweils mit max. 20 Zeichen belegt werden dürfen. Haben Sie in Büro Plus diese Felder mit längeren Namen belegt, wird beim DATEV Export Name 2 und Name 3 jeweils nach 20 Zeichen abgeschnitten.
Kontenbeschriftungen:
Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV. Auch für das Feld Kontobezeichnung gibt es von der DATEV die Vorgabe, dass dieses Feld mit max. 40 Zeichen belegt sein darf. Haben Sie in den Stammdaten des Kontenplanes für Konten dieses Feld mit einem längeren Namen belegt, wird beim DATEV Export die Kontenbeschriftung nach 40 Zeichen abgeschnitten.
Kontensalden:
Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV.
Soll / Haben getrennt ausgeben:
Werden die Kontensalden exportiert, kann hier festgelegt werden, ob der Sollsaldo getrennt vom Habensaldo ausgewiesen werden soll.
Löschkennzeichen:
Das Löschkennzeichen steuert die Speicherung auf dem Datenträger bzw. in dem Ausgabeverzeichnis.
* Daten anhängen: Fortlaufende Speicherung der Dateien im Ausgabeverzeichnis oder auf dem Datenträger, bestehende Daten bleiben erhalten. Gegen
* Rückfrage: Das Überschreiben bestehender Daten muss einmal bestätigt werden.
* Daten vorher löschen: Die im Ausgabeverzeichnis / auf dem Datenträger gespeicherten Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben.
Zeitraum:
Hier wird eine Vorgabe für den Übergabezeitraum hinterlegt. Zur Auswahl stehen dabei:
* Aktuelle Periode
* Aktuelles Jahr
* Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)
Haben Sie für den Zeitraum die Einstellung "Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)" hinterlegt, so kann beim Export aus dem Modul FiBu nur ein Zeitraum aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr gewählt werden.
Beachten Sie, für ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr ist also kein DATEV Export mehr möglich.
Belegnummer:
Hier kann eine Belegnummer für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Diese Belegnummer wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit den Kontensalden als Belegnummer 1 ausgegeben. Diese Belegnummer wird nicht hochgezählt.
Belegdatum:
Hier kann eine Belegdatum für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Dieses Belegdatum wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit den Kontensalden als Datum ausgegeben.
Beachten Sie für die Vorgabe des Belegdatums: Wenn das Datum bis vier und mehr Monate über dem aktuellen Monat liegt, wird der Vorlauf nicht verarbeitet! Überträge über den 31.12. hinaus sollten auf zwei Vorläufe (bis 31.12. und ab 31.12.) aufgeteilt werden.
DATEV – Inputformat:
Als Formate stehen hier das OBE und das KNE Format zur Verfügung. Ihr Steuerberater muss Ihnen mitteilen, welches DATEV-Inputformat er verarbeiten kann. Im OBE-Format ist als Währung nur der EURO erlaubt, im KNE-Format dagegen auch andere Fremdwährungen. Bei Verwendung des OBE-Formates müssen die Sachkonten 4-stellig und die Personenkonten 5-stellig sein. Bei Verwendung des KNE-Formates kann die Länge der Kontonummern auch davon abweichend sein. Allerdings müssen die Sachkonten immer genau eine Stelle kürzer als die Personenkonten sein.
Das Format OBE erzeugt folgende Dateien:
* Verwaltungsdatei: DV01
* Datendateien: DE001, DE002, Dexxxx
Das Format KNE erzeugt folgende Dateien:
* Verwaltungsdatei: EV01
* Datendateien: ED00001, ED00002, Edxxxxx
Erstellen der DATEV -Exportdateien
Über den Menüpfad DATEI – SCHNITTSTELLEN wird die DATEV Schnittstelle aufgerufen. Ein Assistent ist Ihnen bei der Erzeugung der DATEV Dateien behilflich.
In der ersten Eingabemaske legen Sie das Modul fest, aus welchem der Datenexport erfolgen soll. Der Assistent führt Sie anschließend in ein Menü, wo die Auswahl bzgl. der Art der zu exportierenden Daten erfolgt. Im Modul FiBu stehen Ihnen dafür folgende Arten zur Verfügung:
Bewegungsdaten aktuell:
Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des Erfassungsprotokolls aus dem Hauptbuch exportiert. Alle Buchungssätze aus den Nebenbüchern und aus dem Archiv Buchungen werden nicht berücksichtigt. Der Zeitraum wird über Periode und Jahr gebildet. Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem Erfassungsprotokoll des Hauptbuches erzeugt werden. Entsprechend muss ein DATEV-Export vor dem Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das Erfassungsprotokoll leer und es stehen keine Daten für den DATEV-Export zur Verfügung.
Bewegungsdaten aus Archiv:
Hier werden die Buchungssätze aus dem Bereich "Geschäftsvorfälle - Archiv Buchungen" exportiert. Sie haben mit dieser Einstellung die Möglichkeit, die einzelnen Buchungssätze z.B. für das gesamte Jahr über den DATEV-Export zu exportieren.
Bitte beachten Sie: Beim Export des Archivs wird der Zeitraum über das Belegdatum gebildet.
Stammdaten
Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben.
Für die Zahlungsbedingungen ist zu beachten, dass über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER - ADRESSEN -ZAHLUNGSBDINGUNGEN ein zusätzliches DATEV Schlüsselfeld für die jeweilige Zahlungsbedingung angeboten wird, in dem der Schlüssel von DATEV hinterlegt werden muss. Beim DATEV Export wird, sofern eine in den Parametern hinterlegte Zahlungsbedingung in der Adresse steht, das DATEV Schlüsselfeld geprüft. Ist dieser Feldwert im Bereich von „10“ bis „97“, so wird dieser Wert im Feld 123 (lt. DATEV Spezifikation) mit exportiert.
Kontenbeschriftungen:
Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV.
Kontensalden:
Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV.
Beachten Sie: Der Punkt Kontensalden kann nur gewählt werden, wenn über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER - DATEV - MODULSPEZIFISCHE
VORGABEWERTE mindestens eine der Kontenarten (Sachkonten, Debitporen, Kreditoren) aktiviert wurde.
Das Modul Auftrag ermöglicht den Export für Bewegungsdaten und Stammdaten.
Im Bereich Lohn stehen die Arten Buchungssätze für FiBu, Bewegungsdaten und Stammdaten zur Verfügung. Dabei werden über Buchungssätze für FiBu Buchungssätze und über Bewegungsdaten die Bruttolohnsätze und Mitarbeiterdaten exportiert.
Haben Sie die Art der zu exportierenden Daten ausgewählt, gelangen Sie über die Schaltfläche "WEITER" in die Erfassungsmaske zur Vervollständigung der DATEV - Vorlaufdaten.
